Spisová rozluka: návrh z dat, rozhodnutí dělá úředník
Obecní a krajské stavební úřady končí 31. 12. 2027. Podle metodiky Ministerstva pro místní rozvoj ze dne 5. 10. 2026 se živé spisy předávají k 1. 1. 2028 a ten termín se neodkládá. Nejvíc práce není export, ale úklid dat: dokumenty do spisů, hotové spisy k uzavření, povinné údaje a seznamy k předání. Postup je test exportu, pilot a teprve potom nasazení na další odbory. Stejně, tedy návrh a kontrola člověkem, bereme pohledávky z přestupků a místních poplatků, vytěžení faktur a spisů a přehled před jednáním. Rozhodnutí a zápis do evidence dělá úředník.
Aktualizováno: · Ceny platné k říjnu 2026
Poptat analýzuBez závazku k dalšímu projektu. Zpráva z analýzy zůstane vám, i když nepokračujete.
01
Čtyři agendy, jedna zásada
Analýza jedné agendy je hotová nabídka s pevnou cenou. Spisová rozluka, pohledávky, vytěžení dokumentů a přehled před jednáním jsou návrh a nasazení na míru. Nejsou to hotové aplikace z krabice a na této stránce pro ně není cena. Číslo vznikne až z dat.
Nástroj čte kopii exportu ze spisové služby, kterou úřad už používá. Navrhne, kam který samostatný dokument patří, který spis je připravený k uzavření a který povinný údaj chybí. Spisovou službu nenahrazuje.
01
Test exportu
Správce úřadu spustí nástroj u sebe nad kopií exportu. K nám jde souhrn: kolik je mimo spis, kde chybí údaj, co je po skartační lhůtě. Bez jmen a bez adres.
02
Pilot
Jeden odbor a omezený vzorek, schvalovací obrazovka. Změří se, které návrhy úředník přijme a které opraví. Podle toho se teprve řekne, jestli má smysl jít dál a v jakém rozsahu.
03
Nasazení dál
Další odbory, seznamy k předání a podklad ke skartaci. Zápis do spisové služby až po schválení a jen tam, kde to rozhraní úřadu umožní. Když test ukáže, že data na návrh nestačí, pilot se nestaví.
čteníkopie exportu, role referent, bez jmen a adres
návrhdokument mimo spis → návrh spisu, jde ke kontrole
člověkreferent návrh přijme, opraví, nebo odmítne a sám zaeviduje
blokuzavření spisu bez schválení není povolená akce
Říkáme to napřed. Export podle národního standardu dělá dodavatel spisové služby. Skartační řízení vede archiv. Právní zařazení spisu je úkon úředníka, ne výstup programu. Z veřejné správy zatím referenci nemáme, proto začínáme testem exportu a ne smlouvou na celou rozluku. Metodika se ještě může upřesnit, včetně vzorů seznamů a cílové spisovny. Nejdřív proto děláme práci, která na cílovém systému nezávisí: návrh zařazení, kontrolu údajů a pracovní seznamy. Podle stejné metodiky má obec poslat archivu plán provádění rozluky v 1. čtvrtletí 2027.
Evidence
Pohledávky z přestupků a poplatků
Jde o evidenci a přípravu podkladů k pohledávkám z přestupků a z místních poplatků. Nejde o automatické vymáhání ani o vydání rozhodnutí.
01
Evidence
Předpisy, platby a stav pohledávky na jednom místě, vedle systémů, ze kterých se data berou.
02
Párování
Platba k poplatníkovi a k období. Shoda jde v dávce ke kontrole. Neshoda, částečná úhrada, přeplatek, platba bez variabilního symbolu nebo cizí platba zůstane ve frontě.
03
Priorita a lhůty
Seřadíme podle výše, stáří a toho, která lhůta se blíží. Nástroj pohlídá termín a připraví podklad. Odeslání i další krok schvaluje oprávněný pracovník.
Rozhodnutí v řízení, výzvu ani podání program sám neodešle. Kdo smí frontu vidět a co smí potvrdit, určí úřad rolemi.
Dokumenty
Vytěžení faktur a spisů
Z PDF a ze skenu se vytáhnou pole, která agenda potřebuje. Nejde o přepis celého dokumentu do nového systému.
01
Faktura
Dodavatel, variabilní symbol, částka, datum a splatnost. Kde to agenda potřebuje, i položky.
02
Spis
Číslo jednací, věc, lhůta, stav a návrh, ke kterému spisu dokument patří.
03
Kontrola
Jasná pole jdou v dávce ke schválení. Nečitelný sken, chybějící údaj nebo dvě různé hodnoty u téhož pole zůstanou ve frontě. Zápis až po člověku.
Jak velká část dokumentů projde bez opravy, se u každého úřadu liší. Číslo řekne pilot na vašich dokumentech. Předem ho neuvádíme.
Před jednáním
Přehled nad připojenými systémy
Před zasedáním nebo jednáním má úřad jeden pohled nad systémy, které připojí. Otázka dostane odpověď z těch dat, ne z otevřeného internetu.
01
Co je připojené
Třeba spisová služba, ekonomika, poplatky nebo usnesení. Bereme jen zdroje, ke kterým úřad dá přístup ke čtení.
02
Odpověď se zdrojem
U odpovědi je, odkud údaj je a k jakému datu platí. Když v připojených datech není, přehled to řekne a nedoplní ho odjinud.
03
Role
Člověk vidí jen to, co jeho oprávnění dovolí. Stejná otázka dvou rolí nemusí ukázat totéž.
Není to obecný chat. Odpověď jen tam, kde jsou připojená data, zdroj a aktuálnost. Libovolnou otázku nepřijímáme. Je to návrh na míru, ne hotová aplikace ke koupi.
02
Co dostanete
Písemnou zprávu, kterou můžete rovnou předložit vedení nebo radě.
01Mapu agendy: kdo co dělá, kolik času to zabere a kde se na co čeká.
02Kroky, které může převzít systém, seřazené podle toho, kolik práce uberou.
03Kroky, které musí zůstat na člověku, a proč: zákon, odpovědnost, citlivá data.
04Posouzení rizik: osobní údaje, AI Act, bezpečnost dat.
05Odhad ceny a doby pilotu jako podklad pro rozpočet nebo zadání zakázky.
03
Jak to probíhá
01
Úvodní hovor
Půl hodiny. Vyberete agendu, která vás nejvíc zdržuje, a domluvíme termín.
02
Projdeme agendu s lidmi, kteří ji dělají
Na úřadě nebo online. Díváme se na postup, ne na spisy občanů.
03
Zpráva a prezentace vedení
Do tří týdnů od úvodního hovoru. Zprávu vám vysvětlíme a odpovíme na otázky.
04
Co to stojí
Analýza jedné agendy
49 000 Kč
Pevná cena za analýzu jedné agendy, žádné vícepráce. Fakturujeme po předání zprávy. Na celou rozluku ani na další agendy se tahle cena nevztahuje.
Když se rozhodnete pokračovat, pilot na jedné agendě vychází orientačně na 120 až 160 tisíc Kč (typicky 150 tisíc) podle rozsahu a cena analýzy se z něj odečte. Přesný odhad najdete ve zprávě.
Úřady za srovnatelné analýzy jedné agendy platí podle registru smluv zpravidla 50 až 150 tisíc Kč. Ve veřejné správě začínáme, proto jdeme na spodní hranici.
05
Co jsme postavili pro firmy
Systémy, které běží v ostrém provozu. Stejný přístup: rutinu dělá systém, u každého nevratného kroku rozhoduje člověk.
Fleetshield CZ · doprava
Systém pro celý životní cyklus zakázky
Tři aplikace nad jedním jádrem, včetně terénní, která funguje i bez signálu. Rozdělaná směna se dokončí offline a data se neztratí, ani když je depo bez internetu.
Performansion Prague · marketing
Marketing, který se řídí sám
Žádný lead nezapadne, všechny kanály padají do jedné fronty s vlastníkem a termínem. Systém sám vyhodnotí, které kampaně vydělávají a kam přesunout rozpočet; u peněz rozhoduje člověk.
DPP Living · účetnictví
Účetnictví, kde 80–90 % rutiny dělá systém
Částky sedí na haléř přímo z dokladu, konec ručního dohledávání. Přiznání k DPH připravené, podání až po potvrzení člověka.
Z veřejné správy zatím referenci nemáme. Proto začínáme analýzou s pevnou cenou: výstup si ověříte dřív, než do čehokoli dalšího investujete.
06
Na co se úřady ptají
Musíme kvůli tomu vypsat zakázku?
Při ceně 49 000 Kč jde o zakázku malého rozsahu, stejně jako u pilotu. Limit pro služby je od dubna 2025 3 miliony Kč bez DPH (zákon č. 69/2025 Sb.). Zákon o zadávání veřejných zakázek u ní zadávací řízení nevyžaduje, postupujete podle vnitřní směrnice úřadu.
Budete pracovat s osobními údaji našich občanů?
Na analýzu postupu je nepotřebujeme. Díváme se na postup, ne na obsah spisů. U spisové rozluky začínáme souhrnem z kopie exportu, bez jmen a bez adres. Jakmile se pracuje s ostrými spisy, je k tomu zpracovatelská smlouva a přístup jen pro lidi, které úřad určí.
Co když z analýzy vyjde, že se to nevyplatí?
Napíšeme vám to. Zaplatili jste si nezávislý názor, ne nabídku pilotu.
Můžeme pak podat zakázku přes NEN?
Ano. eacks je registrovaný dodavatel v Národním elektronickém nástroji a zpráva slouží i jako podklad pro zadání.
Nahradíte dodavatele spisové služby?
Ne. Čteme kopii exportu a připravíme návrhy a seznamy. Export podle národního standardu zůstává u dodavatele spisové služby. Skartační řízení vede archiv.
Vydá systém rozhodnutí k pohledávce nebo ke spisu?
Ne. Připraví evidenci, párování, prioritu, hlídání lhůty a podklad. Rozhodnutí i zápis do evidence dělá oprávněný pracovník.
Je rozluka hotový program s cenou na webu?
Ne. Hotová nabídka s cenou je analýza jedné agendy. Rozluka, pohledávky, vytěžení a přehled před jednáním se navrhují a nasazují na míru. Cenu řekneme až podle dat z testu exportu nebo z analýzy.
07
Poptávka analýzy
Napište úřad, e-mail a agendu, která vás nejvíc zdržuje. Ozveme se s termínem úvodního hovoru.
Údaje použijeme jen k vyřízení poptávky. Nikam je nepředáváme.